Entre las funciones del administrador está la de cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados las cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y en general cualquier obligación de carácter pecuniario.
El administrador realiza un cobro directo a los propietarios y residentes cada mes. El cobro que realiza el apoderado es de cuotas incumplidas que no han sido pagadas oportunamente.
El proceso ejecutivo tiene por objeto la satisfacción de una obligación a favor del acreedor
a cargo del deudor. La obligación debe constar en un documento en el que se plasmen
las obligaciones claras, expresas y exigibles:
- La obligación es clara cuando su lectura es fácil.
- La obligación es expresa cuando se formula con palabras, sin que se deba acudir a raciocinios o elucubraciones que conlleven a un esfuerzo mental. No son válidas las obligaciones que sean implícitas o presuntas.
- La obligación es exigible cuando puede demandarse inmediatamente, por no estar sometida a plazo o condición.
Para iniciar el proceso ejecutivo, con la colaboración de un abogado, se requieren los siguientes documentos:
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- Poder debidamente otorgado por el representante legal de la copropiedad del conjunto o edificio.
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- Certificado de propiedad horizontal que otorga la Alcaldía.
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- Certificado de deuda, que es el título ejecutivo que contiene las obligaciones claras, expresas y exigibles.
El certificado es el documento que suscribe el representante legal del conjunto o edificio para demostrar la existencia de una deuda. Constituye título ejecutivo, lo que no implica que esa certificación pueda versar sobre hechos ajenos a la realidad, sino que responde al deseo del legislador de simplificar el procedimiento para efectuar el cobro ejecutivo de las multas y obligaciones derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, no se concede una licencia al administrador para que certifique situaciones contrarias a la realidad, facilita la expedición de un documento que corresponda con la verdad de los hechos. El deudor que no este conforme con el certificado podrá controvertir ante el juez la validez y veracidad del documento. Ver Sentencia C-929-07 de la Corte Constitucional. 
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Fuente:
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- Ministerio de Vivienda. Consulta-cobro de cuotas morosas
- Manual de propiedad horizontal. Javier Raúl Montejo Camargo
- Ley 675 de 2001
- Corte Constitucional. Sentencia C-929 de 2007
- Juzgado 2° Civil Municipal de Cali. Sentencia 76001-4003-002-2020-00532-00.
