La base de datos se define por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC- como: «un conjunto organizado de datos personales bien sea en medio físico (ej: papel) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc.) sin importar la cantidad de datos personales que contenga».
En la propiedad horizontal se recolectan datos de los residentes, propietarios, visitantes, empleados, colaboradores, etc. a quienes se les debe aplicar el tratamiento de datos personales conforme a la Constitución Política y la ley.
Esta información que se recolecta se administra a través de bases de datos en diferentes formatos como los archivos de excel, pdf, word, correos electrónicos, etc.
Las bases de datos se deben registrar ante la SIC cuando las sociedades o entidades sin ánimo de lucro tengan más de 100.000 UVT´s de activos totales, sin importar el número de empleados. La UVT para 2024 es de $47.065, según la Resolución 187 de 2023 de la DIAN, es decir que si un Edificio o Conjunto tiene activos superiores a $4.706.500.000 deberá registrar las bases de datos a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si el conjunto o el edificio tiene bases de datos debe realizar lo siguiente:
📝Crear un manual de política y procedimiento para el tratamiento de los datos personales.
🔍Identificar a los Titulares de la información: propietario, residente, contratista, subcontratista, empleados, etc.
📢Informar a los Titulares la finalidad para la recolección y manejo de sus datos. Según el manual de política y procedimiento para el tratamiento de los datos personales.
📝Obtener la autorización de los Titulares de la información por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas.
🧏♂️Atender las peticiones de los Titulares de la información sobre la administración de sus datos personales.
La SIC publicó un cuestionario de diagnostico que le permitirá conocer si está cumpliendo o no con la protección de los datos personales. Lo puede consultar aquí:
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