Es un gran dilema para el administrador cuando recibe un derecho de petición identificar los datos de información que puede circular con o sin autorización. Cada vez que un residente o propietario solicita la copia del contrato, los datos de contacto del vecino, el valor de las obligaciones vencidas de un deudor, la lista de asistente a una reunión de la asamblea general de copropietarios, las actas del consejo de administración, etc. el administrador, como responsable del manejo de datos en la copropiedad, entra en incertidumbre y se cuestiona si puede o no entregar esa información que más adelante no cause algún requerimiento de parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de la protección de los datos personales.
Para resolver la petición el administrador decide, por lo general, responder negando el derecho de petición argumentando que por el habeas data no puede entregarla, o simplemente concluye que es mejor no responder nada.
Otra cuestión de la que poco se conversa, es cuando el administrador o el consejo de administrador realiza las convocatorias para contratar a las personas que desarrollaran los diferentes proyectos al interior de la copropiedad. Desconocen, que la recolección de datos también requiere la autorización del Titular de los datos personales y rara vez, se encuentra en las invitaciones a participar el formato de autorización para la recolección de los datos del postulante.
Definiciones
Habeas data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Datos personales: Los datos personales son cualquier información relativa a una persona física viva identificada o identificable. Las distintas informaciones, que recopiladas pueden llevar a la identificación de una determinada persona, también constituyen datos de carácter personal.
Cuando los datos personales han sido anonimizados de forma irreversible, dejan de considerarse como datos personales[1].
Ejemplo: Documento de identidad, lugar de nacimiento, estado civil, lugar de residencia, etc.
Según la Superitendencia de Industria y Comercio se define como:
Dato público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Al respecto la Corte Constitucional concluyó que, la información que trata sobre el pago de las expensas comunes es de carácter financiero semiprivado y que, en tal condición, su divulgación es permitida al tratarse del “típico caso en que el derecho al habeas data financiero del deudor debe ceder ante la necesidad de defender el interés de los demás habitantes de la propiedad horizontal” y, por ende, lo que dicha publicación busca es disuadir el incumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se requieren para alcanzar los fines constitucionales de seguridad y convivencia pacífica en la propiedad horizontal y la función social de esta última. La Corte recalcó, sin embargo, que lo antedicho no se opone a que, previamente a la imposición de las sanciones del caso, los deudores incriminados puedan ejercer sus derechos de contradicción, rectificación y/o actualización de su información.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Obtención de los datos personales
La Corte Constitucional establece como obtener la información:
La información pública o de dominio público puede ser obtenida sin reserva alguna, como por ejemplo los documentos públicos, las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas, los datos sobre el estado civil, entre otros.
La información semiprivada requiere de algún grado de limitación para su acceso, incorporación a bases de datos y divulgación, puede ser obtenida mediante orden de autoridad judicial o administrativa y para los fines propios de sus funciones.
La información privada solo puede accederse mediante orden de autoridad judicial competente. Ejemplo: las historias clínicas.
La información reservada o secreta no es susceptible de acceso por parte de terceros, salvo que se trate de una situación excepcional, en la que el dato reservado constituya un elemento probatorio pertinente y conducente dentro de una investigación penal y que, a su vez, esté directamente relacionado con el objeto de la investigación.
Cuadro con la clasificación según el tipo de datos personales
Esta clasificación puede variar por los pronunciamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio o por las normas existentes. Para la obtención y circulación hay excepciones:
Fuente:
- Heidy Balanta – Escuela de Privacidad
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
[1] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/reform/what-personal-data_es
